店长学管理系列之库存管理:盘点究竟要怎么做?

小安课堂又开课啦!今天我们的课程围绕库存盘点这个模块来讲。 

上篇我们以李慧的面包店为例,分析了一下她的门店的情况:门店的货物十分充足,但时间长了没有进行科学的库存管理,导致货品类型占比不合理,出现了很多经营问题。 

李慧作为一个店长,从来没有好好检查自己的店里到底有多少货?哪些是最畅销的?哪些是普通的?哪些是滞销的?李慧根本无法区分。 

要想解决这些问题,或许我们要先从库存盘点开始做起。

店长学管理系列之库存管理:盘点究竟要怎么做?

盘点的目的 

通过盘点发现实盘商品数量与账面数量的差异或库存商品存在的问题(临期、过期、数量过多等),进而采取对应管理措施(堵漏、促销、调剂、退库等),以提高门店经营效益。

店长学管理系列之库存管理:盘点究竟要怎么做?

盘点的注意事项

1、真实:要求盘点所有的实际数、资料必须是真实的,不允许作弊或弄虚作假,掩盖漏洞和失误。

2、准确:盘点的过程要求是准确无误,无论是资料的输入、陈列的核查、盘点的实际数,都必须准确。

3、完整:包括区域的规划、盘点的商品、盘点计划等,都必须完整,不要遗漏区域、遗漏商品,小范围盘点允许不完整。

4、分工:盘点人与入账核对人应不是同一人,做到分工合理。

5、高效:盘点需要提前做好规划,降低盘点对日常营业的影响。

6、全盘和局盘相结合:全面盘点是指在规定的时间内,对店内所有存货进行盘点;局部盘点是指对店内部分存货进行盘点。 

 

 盘点的流程

1、盘点准备:通常在收银日结后开展盘点,也可以在营业空闲期间进行。 

(1)盘点前整理所有业务单据,确保所有进货单均已在系统中做好收货单据;

(2)所有退货商品均已做好退货单据;

(3)商品销售数据已均已在系统中记录;

(4)准备盘点底稿(可通过库存查询或新建盘点表来生成)。

2、商品盘点:按照货架上的产品顺序,逐个清点数量后登记。所有货架商品清点完毕后,核对盘点表,检查盘点表中未盘点项,确认货架是否确实无该商品,是否漏盘。盘点同时检查商品生产日期,保质期,确保先进先出。

3、数据整理:将货架盘点数据与库房盘点数据整理合并,检查是否有漏盘、错盘商品,盘点负责人在每张盘点表上确认签字。 

4、数据录入:在系统中找到对应盘点表,录入盘点结果。    

Tips:如何用安仕达软件进行盘点

方法一:针对有差异数的产品来盘点的操作方法

店长学管理系列之库存管理:盘点究竟要怎么做?

1  盘点前先进行零售汇总,且保证所有单据都已生效。

店长学管理系列之库存管理:盘点究竟要怎么做?
店长学管理系列之库存管理:盘点究竟要怎么做?

2  先进入门店库存查询打印库存单,以期末数为准,手动盘点门店产品剩余库存数,并在库存单上做好记录。

店长学管理系列之库存管理:盘点究竟要怎么做?

3 手动盘点结果出来后,可针对库存有差异的产品做盘点表来调整正确的库存数,库存无差异的可以不做盘点表。

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4 如需单个商品查询,可在条码框中单独查询。也可直接在左下角这里输入库存有差异的产品编号与条码来查找产品进行盘点。 

店长学管理系列之库存管理:盘点究竟要怎么做?

5 确认需要盘点的产品和数量都输入正确后,点盘点调账即可。
  

  小贴士:
教大家如何在后台进行盘点分析

店长学管理系列之库存管理:盘点究竟要怎么做?

后台的统计分析包括门店进销账本分析与门店进销存帐本汇总分析。其中门店进销账本分析可以查看库存明细账,而门店经销存帐本汇总分析可以查看库存总帐。 

店长学管理系列之库存管理:盘点究竟要怎么做?

注意:后台进销存帐本分析只能查看昨天日结之前的账目。

  方法二:针对门店所有产品来盘点的操作方法 

店长学管理系列之库存管理:盘点究竟要怎么做?

1 在门店库存盘点的页面,新增盘点表
盘点前先进行零售汇总,且保证所有单据都已生效。 

店长学管理系列之库存管理:盘点究竟要怎么做?

2 生成盘点表

店长学管理系列之库存管理:盘点究竟要怎么做?

3  选择需要盘点的物料分类,点确认

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4 打印门店库存表

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系统可能会弹出盘点调账后才能打印的提示框,这个时候我们需要去后台进行调整:

需要从系统维护-系统设置-设置系统特点-业务数据-pos设置-取消勾选“是否控制门店业务单据后才能打印”,就可以进行打印了。

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5 录入盘点结果
根据实物的数量输入数量之后,系统自动计算盈亏数量,正数表示盘盈,负数表示盘亏。  

店长学管理系列之库存管理:盘点究竟要怎么做?

6 完成盘点  

 出现盘点差异的原因及解决方案

 1、盘点人员疏忽或业务水平不足

盘点错误:上次的盘点错误,会导致每天的库存数据不会准确:本次的盘点错误,会导致直接差异、直接的错误。比如说:


1)点数不准,漏点、多点、误点实物库存;
2)盘点的价格错误、计算错误;


  疏忽错误:
1、由于退货、调拨、领用时,未及时生成单据,导致账目库存数据错误。
2、在商品销售状况发生变化时(组合或拆零销售未调整库存),未及时调整,导致账面库存数据错误。

录入错误:
单据录入错误,商品类型错误,商品资料错误,商品部门错误(收银错误等)。

 解决方案:加强盘存组人员的心态学习和纪律监管,以为门店服务的姿态盘存,加强责任心,深刻明白我的疏忽会给别人的工作带来很多不便的道理,加强业务学习,弄清商品的包装规格和条码类型,责任到位,细化到岗,考核到人,盘点误差率直接计入该负责人日常工作考核。 


  2、门店的内外偷盗

 因顾客或员工原因引起库存减少,但未及时被发现,或发现后未作库存调整

1)内部员工、偷吃;
2)外盗;
3)老鼠的偷盗;

解决方案:不管是内偷还是外盗,我认为都与门店员工防损意识不强、责任心不足、与自身利益无关有关系,没有从根本上意识到门店是我家、门店的商品就是我的财产、丢了商品就意味着丢了自己的钱。只有将这些观点和理念宣贯给员工,优化员工岗位职责分工、加强巡视,并在制度上将偷盗损失与员工利益捆绑,才能有效遏制。

内盗方面:
坚持员工及家属购物交叉买单的原则,坚持下班自觉出示购物小票的原则,坚持门店间调拨单据双人双签原则,坚持门店商品出入门店必须有记录原则,坚持发现内盗十倍赔偿并通报原则。

外盗方面:
公司所有的门店都安装了监控器,但是真正杜绝外盗发生的只有门店员工。一些员工在上班时间很懒散,不管门店里的顾客动向,聚众闲聊、玩手机,更有甚者在外面看热闹,这些习惯和动作就给了一些不自觉人的可乘之机。等到发现商品丢失的时候,已经为时已晚或者是直到盘存的时候才直到东西丢了。 

门店员工加强导购防损职能,热情服务,柜组之间要呼应交接,在客流不大的情况下,尽量帮顾客把商品送到收银台,做好顾客进店消费的每一个流程和细节。   


3、因仓库配发商品重量与门店实到重量不符
 由于收货重量量与电脑入库重量不符,导致账面库存数据错误。 

解决方案:
仓库人员在商品采购归库的时候,对于批量入库的商品,严格按照入库数量的1/10的比例进行抽检。商品入库输单原则上按实重入库而不是按照进货原始单据入库,从源头上控制供货商的低价假象及门店实到重量存在差异的情况。门店员工在收货过程中发现称重商品差异较大,应立即沟通仓库,并做好书面登记,此类情况并入信息反馈表处理。   


盘点无差异时:–改善门店库存管理的建议 


1、完善材料入库、入库流程,明确门店员工工作职责,提高库存管理工作效率。

2、借由此次盘点,做好盘点工作,并以盘点数据为准,完善物料卡片(入库、出库日期、品名、规格、型号、数量、供应商、备注用途),分类摆放物料。
 
3、针对淘汰、破损、闲置物料,经店长核实后,制定相应促销方案。

4、加强门店库存动态管理,物料入库、出库及时登记,及时填制各类报表,为成本核算提供便利。

5、了解库存,需要什么货,及时联系店长。 

6、坚持做好门店库存管理工作,重视门店管理。

 

小结:

 当然,库存管理确实是比较头疼的事,以上探讨也只是涉及库存管理的一小部分。但是,作为店长确实又必须意识到库存管理混乱给门店带来的真真切切的损失,推动建设完善基础管理工作。

说到这,小安就有必要虚心请教一下各路看官了。关于盘点,关于库存管理你们有没有遇到什么疑难杂症呢,又或者有什么好的经验可以分享?

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